GDPR pentru un salon: ce trebuie să faci concret
Nu ai nevoie de un jurist ca să fii în regulă. Ai nevoie să știi ce date ții, de ce le ții, cui le dai și cât timp le păstrezi.
Un salon ține date personale chiar dacă nu se gândește la ele așa: nume, telefon, uneori data nașterii, istoricul programărilor, iar la unele servicii și informații despre sănătate. Regulile există pentru că datele astea spun ceva despre oameni.
Articolul e o orientare practică, nu consultanță juridică. Dacă lucrezi cu date medicale sau ai o situație aparte, întreabă un specialist.
Începe cu o listă, nu cu un document
Cel mai util lucru pe care îl poți face într-o oră e să scrii ce date ții și unde. Nu ca să ai un document de arătat, ci pentru că majoritatea problemelor apar din date pe care le ai și le-ai uitat: un caiet vechi, un grup de WhatsApp, un fișier pe telefonul unei angajate care a plecat.
Pentru fiecare tip de dată, patru întrebări
De ce o ții? Dacă răspunsul e „ca să avem", nu e un motiv.
Pe ce temei? Cele mai multe date de programare le ții ca să poți presta serviciul. Pentru marketing ai nevoie de acordul explicit al clientului.
Cui ajunge? Programul de programări, contabilul, furnizorul de SMS-uri — toți sunt destinatari.
Cât o păstrezi? Un termen, nu „la nesfârșit".
Separă serviciul de marketing
Cea mai frecventă greșeală. Un client îți dă numărul ca să primească o confirmare de programare — asta nu înseamnă că ți-a dat voie să-i trimiți oferte. Sunt două lucruri diferite, cu temeiuri diferite, și trebuie să poți arăta separat că l-ai întrebat pe al doilea.
Ce faci când un client cere ceva
Ai obligația să răspunzi, într-un termen rezonabil, la cereri de tipul:
Ce date aveți despre mine?
Corectați ce e greșit.
Ștergeți-le.
Nu-mi mai trimiteți mesaje comerciale.
Ștergerea are limite: dacă ai obligații fiscale legate de facturi, acelea se păstrează indiferent de cerere. Diferența dintre „șterg tot" și „șterg ce nu sunt obligat să păstrez" merită înțeleasă înainte să apară prima cerere.
Cele mai des uitate
Camerele de supraveghere. Dacă filmezi, trebuie să anunți, iar înregistrările au un termen de păstrare.
Angajații. Datele lor sunt tot date personale, cu aceleași reguli.
Foștii clienți. Cineva care n-a mai venit de patru ani probabil nu mai are ce căuta în baza ta activă.